摘要：撇责任，留证据，工作生活必备良技。

生活中经常会有“我不记得了”、“你什么时候说过”、“你说的是A、不是B”这种情况发生。但是在工作中出现这些情况，就很容易造成猜忌、争执等问题，严重影响工作效率。

一件事如果没有任何人记得，便等同于没有发生过。

那么邮件的作用就是把重要的事情，记录下来，充当意见不合的证明。

而一封糟糕的邮件，不如不写，浪费阅读者的时间，到时候对方看不懂又发邮件问你，又需要你来解释，来回几次，最终还是浪费你的时间。

如何写一封好的邮件，就是本篇要说的主要内容。

按惯性思维，大部分人通常习惯从上往下写。这种方式很容易将漏加附件、不完整信息的邮件发送出去。

建议顺序改为附件→正文→标题→收件人。

1. 附件

　1.1 附件的文件名

大部分人的附件只有很简单的关键字，有些人甚至就用“新建文件”来命名。附件名过于简单，会增加沟通成本。

附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，尽可能信息完整，方便收件人下载后管理，并附注时间更新的时间日期或版本号。正文中应对附件内容做简要说明。

　1.2 附件数量

带有多个附件时，附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

　1.3 大型附件

有的公司网速很慢，你发大型附件对方迟迟无法下载，也无法快速给予回复。可考虑以网盘、文件中转站等形式进行分享，并在邮件中告知链接。

2. 正文

　2.1 遵循4个基本原则

结论先行，每封邮件只有一个中心思想，并放在正文的最前面。

以上统下，每一层次上的思想必须是对下一层次思想的总结概括。

归类分组，每一组中的思想必须属于同一逻辑范畴。

逻辑递进，每一组中的思想必须按照逻辑顺序排列。

　2.2 用「 7W2H1I」将内容具象化

【7W】

1W：Whom（受众／用户）
2W：Why（目标／理念）
3W：What（做什么／下定义）
4W：Which（范围／边界）
5W：Who（责任人）
6W：When（时间节点）
7W：Where（渠道）

【2H】

1H：How（解决方案）
2H：How much（人力／物力／财力／时间花费）

【1I】

1I：If（危机处理预案／风险控制）

请参考下图

　2.3 结尾与签名

友好而开放的结尾

从事件逻辑上看都是只要联系上了，就需要花费时间精力去沟通。但是上面显得居高临下，而下面则显得更为积极主动。孰优孰劣，一目了然。

增加签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要增加对方这样识别工作。

3. 主题

好的标题，可以让读者有欲望打开一篇文章。同理，邮件主题的好坏也决定的邮件被打开几率。其关键在于标题简短并含有信息短。

主题没有固定的标准，建议包含

项目／类型信息 + 时间（不一定为当前时间） + 结果信息

4. 收件人

说到收件人，不得不说下收件人、抄送、密送的含义。

邮件应该只涉及相关人员，不要有事没事抄送给他人，尤其是领导。

有成绩的时候，感觉你在邀功，有争执的时候，感觉你在呼唤老板做主。凡事都告班主任的孩子，未必就会成为人气最好的学生。

5. 注意事项

1. 不要在电子邮件里说多个主题（问题），一封邮件只说一个问题
2. 不要使用有设计的背景、字体（如果对方电脑里没有相应的软件，会显示异常）
3. 不要使用“！”、“？”这种符号（会让人感觉你一直在大喊大叫）
4. 不要使用公司邮件账户来收发个人邮件
5. 不要忽略保存重要文件（涉及某些法律文件）
6. 不要未经检查就发送（书面沟通会将你的任何一个小错误固定化、扩大化）
7. 不要使用行业术语（除非对方也是技术同行）
8. 不要发不完整的网址链接
9. 不要情绪化（检查邮件的时候，如果发现某些词对于解决问题没有帮助，那就果断删去吧）
10. 不要把转了N层的邮件发给别人（显得非常业余）

END

写好一封邮件拿出这篇文章自己检查一下，如果都合格起码保证你没有犯严重的错误。

这些“白纸黑字”的邮件都有可能成为你工作中的把柄，点击发送之前记得考虑一下。

最后说一条“收邮件”的规则：收到以后即使没空，也要回复一句“邮件已收到，过后答复您”，让对方起码知道邮件已经收到了，不会怀疑是否发送失败。

本篇文章虽然讲的是邮件的写法，但是其中的方法也可以应用于其他方面，如：需求分析、工作汇报、商务洽谈等方面。想要升职加薪，先从好好写邮件开始。